A partir da publicação da Lei Complementar 10/2001, chamada de Lei de Responsabilidade Fiscal, tornou-se imperioso uma maior transparência na execução orçamentária e financeira da União, dos Estados e DF e municípios. Na seção II, que trata da consolidação e escrituração das contas, a Lei em seu art. 50, parágrafo 3º define:
“A Administração Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.”
Poucos órgãos no âmbito federal e, principalmente nas universidades federais, utilizam algum tipo de acompanhamento de custos. No caso das Instituições Federais de Ensino Superior IFES, a grande dificuldade e amplitude das ações e seus serviços multi-produto tem inviabilizado a criação de um sistema único de acompanhamento de custos. O triple entre graduação, pesquisa e extensão demonstra a necessidade para a sociedade que se calculem os custos de cada uma dessas atividades, objetivando maior transparência e possibilitando um melhor controle social.
No campo da prestação de serviço público em educação superior, a grande diversidade nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) no tocante ao quantitativo de departamentos, práticas de extensão e pesquisa, bem como diversos custos envolvendo o estudante tem dificultado a implantação de um sistema de apuração de custos unificado. Os poucos estudos encontrados tem conseguido propor apenas cálculos do custo da graduação, entretanto quando buscamos medir os custos da pesquisa e extensão a tarefa torna-se muito mais complexa e subjetiva, diante da dificuldade de mensuração do montante de horas dispensada dos docentes a essas atividades, que é definida a partir da informação do próprio docente.
Quanto à extensão também existe a dificuldade em definir e medir claramente quais as atividades são enquadradas em extensão, pois o docente pode considerar, por exemplo, uma reunião tratativa para um seminário, mesmo que ele não ocorra, como horas dispensadas a extensão.
Não existe, no Brasil ou exterior, uma metodologia única para mensuração dos custos nas instituições de educação, a própria bibliografia pode ser considerada fraca em propostas para medir custos nas universidades. No âmbito do setor público tem-se utilizado a metodologia de custos por atividade. O Activity Based Costing ou Custeio Baseado em Atividades (ABC) é uma metodologia de custeio que tem como objetivo avaliar as atividades desenvolvidas em uma empresa (tanto industrial como de serviços ou comercial), utilizando direcionadores para alocar as despesas e custos indiretos. A grande dificuldade de aplicação dessa metodologia nas universidades reside no fato de ser questionável a forma de apropriação desses custos indiretos. Recentemente, o Tesouro Nacional disponibilizou um Sistema de Custos - SIC para ser utilizado em todos os órgãos federais. A grande vantagem desse sistema se deve a possibilidade de contabilização de alguns custos no momento da liquidação onde efetivamente se verifica qual centro de custos realizou a despesa. Contudo, a falta de integração com o sistema de controle de gastos de pessoal do governo federal (SIAPE) e outros sistemas, por exemplo almoxarifado, patrimônio, que são diferentes nos órgãos da administração direta e indireta do governo federal tem dificultado sua ampla utilização em todos os órgãos. Atualmente, apenas cerca de 3 órgãos do governo federal utilizam esse sistema.
As universidades federais realizam uma série de despesas onde não se consegue chegar a um custo em nível de departamento ou mesmo curso. Com as restrições orçamentárias e financeiras que serão altamente impactadas pela Emenda do Teto do Gasto, Emenda Constitucional 95, que limita por 20 anos os gastos públicos, urge a necessidade de criação de uma sistemática de apuração de custo de forma mais simples e transparente e que os agentes envolvidos possam entender e participar na melhoria da eficiência de seus gastos.
Em 2002, o Tribunal de Contas da União (TCU), ao proferir a Decisão nº 408/2002, determinou às IFES que incorporassem em seus relatórios de gestão das contas anuais, uma série de nove indicadores, previamente escolhidos por aquele órgão de controle externo: custo corrente/aluno equivalente, aluno tempo integral/professor, aluno tempo integral/funcionário, funcionário/professor, grau de participação estudantil (GPE), grau de envolvimento com a pós-graduação (GEPG), conceito CAPES/MEC para a Pós-Graduação, índice de qualificação do corpo docente (IQCD), taxa de sucesso na graduação (TSG). Contudo, essa metodologia superestima o custo aluno, primeiro porque não dissocia os custos com graduação, pesquisa e extensão e segundo porque incorpora todos as despesas da universidade e divide pelo número de alunos. Vale ressaltar que algumas despesas como biblioteca, restaurante universitário são destinadas a atender não somente o público interno da universidade, mas também ao público externo, dificultando sua gestão na redução dos custos.
Um sistema de custo ideal para todo o governo federal é uma tarefa complicada, visto a diversidade de serviços prestados, mas criar uma metodologia unificada que possa medir os custos da graduação por cursos e departamentos, custo da pesquisa acadêmica e o custo dos serviços prestados pelas universidades a sociedade, por meio da extensão torna-se imperioso para a melhoria na eficiência dos gastos na educação superior.